MENGELOLA SUMBER DAYA DATA

MANAJEMEN RESOURCE DATA

Manajemen Sumber Data

Data merupakan sumber daya penting organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting bisnis lainnya. Manajemen sumber daya data adalah sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi. Tujuannya adalah agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis. Aplikasi teknologi SI yang digunakan seperti manajemen data base, gudang data dan alat manajemen data lainnya.

Dasar-dasar Konsep Data
§ Karakter
Elemen data yang paling dasar (dari sudut pandang pemakai), yang dapat berupa huruf, angka atau simbol lainnya (alphabet, numeric, symbol, alphanumeric)
§ Field

Bagian data/data item yang mewakili sebuah atribut. Misalnya karakter huruf menjadi field nama. Contoh lainnya adalah gaji karyawan yang mendeskripsikan entitas karyawan. Field dalam tabel database biasanya dalam bentuk kolom.

§ Catatan/record

Banyak field data yang merupakan kumpulan atribut yang berhubungan dikelompokkan dan membentuk catatan/record. Record mendesktripsikan sebuah entitas. Misal catatan penggajian seseorang terdiri dari atribut nama orang, nomor karyawan, dan besar gaji. Catatan biasanya berbentuk baris.

§ File

Sekelompok record membentuk file atau tabel. Misal menjadi file pengganjian, file persediaan, file murid.

Dikenal juga masterfile sebagai file induk dan ada juga file transaksi untuk periode tertentu.

§ Database

Database berisi berbagai elemen data yang mendeskripsika entitas dan hubungan antar entitas. Database menghubungkan catatan yang disimpan dalam file-file terpisah.

Jenis- jenis database
1. Database operasional

Database ini menyimpan data rinci yang mendukung proses dan operasi bisnis perusahaan.Dikenal juga sebagai SADB atau subject area database atau database transaksi. Contohnya adalah database pelanggan, persediaan, database karyawan

2. Database terdistribusi
Perusahaan/organisasi mendistribusi berbagai kopi atau bagian dari database nya ke berbagai server jaringan bisa di World Wide Web, intranet dan ekstranet perusahaan.
3. Database eksternal

Banyak akses database eksternal secara gratis dapat dinikmati secara online. Bentuknya bisa hyperlink dari dokumen multimedia dalam database hipermedia atau berupa statistik data atau dokumen. Data bisa dilihat lengkap spt abstrak, koran, majalah jurnal atau juga di download.

4. Database hipermedia

Database hyperlink dari multimedia (teks, grafik, foto, gambar, audio, video dan lain - lain). Software server web bertindak sebagai sistem manajemen database untuk mengelola berbagai file hipermedia untuk di download oleh plug in multimedia dalam browser web.

Gudang data dan penambangan data (Data Warehouse dan Data mining)

Gudang data menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi diambil dari berbagai database operasional, eksternal dan database organisasi lainnya. Data telah diubah dan dikatalogkan agar nanti bisa dipakai oleh manager dan praktisi bisnis lainnya untuk penambangan data dan analisis data bisnis. Ada juga yang dinamakan datamart yaitu berisi kumpulan kecil data dari gudang data yang berfokus pada aspek-aspek tertentu dalam perusahaan. Ada juga istilah metadata yaitu data yang mendefinisikan data yang ada di gudang data

Penambangan Data (data mining)

Merupakan penggunaan utama dari database dalam gudang data. Data di suatu gudang data dianalisis untuk mengungkap pola atau tren tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu. Hal ini dipakai untuk membantu manajemen mengambil keputusan mengenai perubahan strategis dalam operasi bisnis untuk mencari peluang keunggulan kompetetif baru.

Manfaat penambangan data
§ Melakukan analisis berbasis pasar, untuk mengidetifikasikan paket produk
§ Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi
§ Mencegak penurunan pelanggan atau mendapat pelanggan baru
§ Penjualan lintas pelanggan yangtelah ada
§ Mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang pelanggan

Pemrosesan File secara tradisional
File-file bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda.
Masalah - masalah yang dihadapi
§ Penumpukan data
§ Kurangnya intergrasi data
§ Ketergantungan data
§ Ketidak konsistenan data juga masalah keamanan data

Pendekatan Manajemen Database

Masalah pada pemrosesan file secara tradisional dicoba diatasi oleh pendekatan database management system (DBMS). Di sni data dikonsolidasikan yang sebelumnya berada dalam file - file terpisah. DBMS berfungsi seagai interface software antara pemakai dan database.

Database Management Software

DBMS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database. Software ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan database organisasi dan end users. Contoh DBMS software yatiu MS. Access, Lotus Approach dan Corel Paradox. Database ini bisa dikelola di PC , server jaringan ataupun web.

Fungsi manajemen database
§ Membuat database baru dan aplikasi database
§ Memelihara kualitas data
§ Menggunakan database organisasi untuk informasi pada end users


Interogasi Database (Database Interrogation)

End user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator.

Bahasa permintaan standar internasional yang digunakan dalam DBMS adalah SQL (Structured Query Languange). Namun adakalanya bahasa SQL sukar dimengerti/digunakan oleh end user sehingga digunakalah bahasa natural dan GUI (Graphical user interface) dengan tunjuk dan klik yang lbh user friendly. GUI dan bahasa natural ini diterjemahkan oleh software ke SQL.

DBMS juga menyeddiakan utilitas untuk pemeliharaan database. Selain itu DBMS berperan pentin galan pengembangan aplikasi. Para sistem analis dan pengembang aplikasi menggunakan bahasa pemrograman 4GL untuk mengembangkan program aplikasi khusus tampilan form, report atau web page.

DASAR-DASAR TEKNIS MANAJEMEN DATABASE

Struktur Database
1. Struktur Hirarkis
Membentuk hirarki atau struktur seperti pohon. Hubungan antar record adalah hubungan pemetaan satu- ke banyak.

2. Struktur Jaringan
Pengembangan dari struktur hirarkis yang memungkinkan hubungan pemetaan banyak- ke banyak

3. Struktur relasional

Berbentuk tabel - tabel yang dikaitkan denga suatu hubungan (relational). Model ini banyak digunakan dalam software DBMS seperti MS Access. Struktur ini dapat menghubungkan berbagai elemen data dari berbagai tabel untuk keperluan end user.

4. Struktur Multidimensional

Variasi dari model relational yang menggunakan struktur multidimensi (kubus-3 dimensi) untuk mengatur data dan menyajikan hubungan antar data. Digunakan untuk mmemanipulasi data yang memeiliki banyak hubungan. Struktur ini mendukung aplikasi OLAP (Online Analytical Application).

5. Struktur berorientasi objek

Model OODBMS (Object Oriented DBMS) ini termasuk generasi baru yang mendukung aplikasi multimedia berbasis web. Kemampuan melakukan pemangkasan memungkinkan model in imenangani data - data yang lebih rumit seperti gambar , grafik, audio. Model OODBMS ini mendukung pewarisan (inheritance) dengan mereplikasi karakteristik dan objek asal atau parent-nya. Untuk data yg lebih rumit seperti halaman web database model ini jauh lebih efisien dari database relational.

Evaluasi Struktur Database

Model struktur hirarkis digunakan untuk pemrosesan transaksi yang bersifat rutin dan terstruktur. Kelemahannya banyak informasi dari record yang dibutuhkan tidak memiliki hub. Hirarkis. Struktur jaringan lebih fleksibel dari struktur hirarkis karena mendukung hubungan banyak – ke banyak. Di lain pihal database relational membuat pemakai akhir lebih mudah menarik informasi sebagai respon dari query/permintaan khusus. Kekurangan DBMS relational adalah ketika pemrosesan data besar dalam jumlah banyak. Untuk mengatasi ini DBMS relational menambahkan pula pengembangan dengan model berorientasi objek. Dengan teknologi ini memungkinkan untuk menerapkan OLAP dan aplikasi berbasis web.

Pengembangan database

Database Adminstrator atau DBA menggunakan DDL (data definition language) untuk menspesikfikasi isi dan, hubungan dan struktur dari setiap data base, Infomasi ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi data dalam bentuk kamus data. Atau kata lain kamus data adalah tempat penyimpanan metadata.

Pengembangan database ini membuthkan aktibitas perencanaan data dan desain database

Perencanaan Data dan desain database

Proses perencanaan ini dimulai dari atas ke bawah. Para DBA awalnya bekerja dengan manajer dari end suser untuk mengambangkan model. Lalu digali kebutuhan informasi dari para end user. End user ini mengidentifikasi elemen elemen data utama yang dibutuhkan unuk aktivitas bisnis harian/tertentu mereka. Pemuatan model ini dapat menggunakan ERD (entity relationshio diagram). Stiap model data mewakili hubungan logis dari data dan hubungan database.